Під час проведення зустрічі з платниками податків фахівці Яворівської ДПІ роз’яснили, що Правила обігу та зберігання електронних документів в Україні встановлює Закон України № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».

Учасниками електронного документообігу є автор, підписувач, той, хто створює електронну печатку, адресат і посередник. Вони мають права та обов’язки згідно з законом або договором.

Електронні документи потрібно зберігати на електронних носіях у такій формі, щоб можна було перевірити їхню цілісність. Строк зберігання має бути не меншим, ніж для паперових аналогів. Якщо електронний носій не може забезпечити зберігання на такий строк, документи потрібно дублювати на інші носії або копіювати. Якщо це неможливо – зберігати паперову копію.

Обов’язкові вимоги до зберігання: документи мають бути доступні для подальшого використання; має бути можливість відновити документ у первісному форматі; повинна зберігатись інформація про походження, призначення, дату та час надсилання/отримання документа.

         Що стосується електронного підпису:

Зберігати документи з електронними підписами та печатками можна з використанням спеціальних довірчих послуг, відповідно до Закону № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

Архівування електронних документів відбувається згідно з порядком, визначеним законодавством.

Вимоги Податкового кодексу України (ПКУ) до зберігання документів

Платник податків зобов’язаний:

• Вести облік доходів, витрат та інших показників на основі первинних документів (п. 44.1 ПКУ).
• Зберігати документи, пов’язані з податковими зобов’язаннями (п.п. 16.1.12 п. 16.1 ПКУ).

Строки зберігання документів (п. 44.3 ПКУ):

• 2555 днів – документи з питань трансфертного ціноутворення, КІК та ін. (п.п. 44.3.1).
• 1825 днів – первинні документи платників податку на прибуток та юросіб-спрощенців (п.п. 44.3.2).
• 1095 днів – інші документи, не згадані вище (п.п. 44.3.3).
• 1095 днів – документи, пов’язані з іншим законодавством під контролем ДПС (п.п. 44.3.4).

Строки відлічуються:

• Від дати подання звітності або граничного строку її подання.
• Для дозвільних документів – з дати закінчення їх дії.

Особливості у випадках:

• Ліквідації платника податків: документи передаються до архіву (не менше 1825/2555 днів).
• Оскарження, перевірка, суд: документи зберігаються до завершення відповідних процедур.
• Виявлення фактів неправомірної вигоди службовим особам іноземних держав: документи зберігаються ще +1095 днів.

Інші особливості та нововведення:

• Наказ Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5 визначає строки зберігання типових документів.
• Закон України від 16 липня 1999 року №996-XIV покладає відповідальність за збереження документів щонайменше 3 роки на керівника або власника підприємства.

Щодо звітності в електронному вигляді:

Платники податків зобов’язані зберігати:

• Електронні первинні документи, пов’язані з податками і зборами (крім ЄСВ).
• Архів звітних файлів, поданих у ДПС.

Ці документи мають зберігатися у формі, що дозволяє перевірити їхню цілісність, протягом строків, визначених у п. 44.3 ПКУ.

У період карантину та воєнного стану:

• п. 522 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ: під час дії карантину зупиняється перебіг строків давності.
• п. 73 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ: документи, пов’язані з п. 141.4 ПКУ, зберігаються не менше 2555 днів.
• п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ: на час воєнного стану строки давності призупиняються, а строки зберігання документів продовжуються.

           Якщо ДПС не проводила перевірку:

Після початку перевірки платник зобов’язаний надати всі документи, що стосуються предмета перевірки (п. 85.2 ПКУ).

Отож, платники податків повинні зберігати електронні форми документів, пов’язаних з податками, у форматі, що забезпечує перевірку їхньої цілісності, протягом строків, встановлених законодавством. Якщо перевірка ДПС не проводилась понад 1095, 1825 або 2555 днів, документи мають зберігатись з урахуванням положень статті 102 ПКУ та перехідних положень.

З цим та іншими роз’ясненнями можна ознайомитись в Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі (ЗІР) за покликанням https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=43443.

Наприкінці зустрічі обговорили питання безбар’єрного доступу до послуг ДПС,  основні аспекти Національної стратегії доходів до 2030 року, реалізацію експериментального проекту щодо функціонування системи управління податковими ризиками в Державній податковій службі України.

 

16 грудня – граничний термін подання заяви про перехід на спрощену систему оподаткування з I кварталу 2026 року

Начальником Яворівської ДПІ надано коментар.

16 грудня 2025 року граничний термін подання платником інших податків і зборів заяви про перехід на спрощену систему оподаткування з I кварталу 2026 року (пп. 298.1.4 п. 298.1 ст. 298 Податкового кодексу України) та платником єдиного податку заяви про перехід на іншу групу платника єдиного податку (пп. 298.1.5 п. 298.1 ст. 298 Податкового кодексу України).

Порядок обрання або переходу на спрощену систему оподаткування платниками єдиного податку першої – третьої груп здійснюється відповідно до підпунктів 298.1.1 – 298.1.4 п. 298.1 ст. 298 ПКУ.

Заява подається за вибором платника податків, якщо інше не передбачено ПКУ, зокрема, засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням вимог законів України від 22 травня 2003 року № 851-ІV «Про електронні документи та електронний документообіг» зі змінами та доповненнями (далі – Закон № 851) та від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» зі змінами та доповненнями (далі – Закон № 2155).

До поданої Заяви додається розрахунок доходу за попередній календарний рік, який визначається з дотриманням вимог, встановлених главою 1 «Спрощена система оподаткування, обліку та звітності» розд. XIV ПКУ.

Для обрання спрощеної системи оподаткування та ставки єдиного податку, встановленої для четвертої групи, зареєстровані в установленому порядку фізичні особи – підприємці, відповідно до п.п. 298.8.5 п. 298.8 ст. 298 ПКУ подають Заяву до закінчення місяця, в якому відбулася їх державна реєстрація.

Форми Заяви та Розрахунку доходу за попереднiй календарний рiк, що передує року переходу на спрощену систему оподаткування (далі – Розрахунок) затверджені наказом Міністерства фінансів України від 16.07.2019 № 308.

Контакти «гарячих ліній» Головного управління ДПС у Львівській області: https://lv.tax.gov.ua/kontakti//

Комунікаційна платформа: lv.ikc@tax.gov.ua

Підписатись на сторінку Фейсбук https://www.facebook.com/tax.lviv

Джерело